PRIVACYVERKLARING (GDPR)
Aikikan Belgium hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Aikikan Belgium houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Als Aikikan Belgium zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Aikikan Belgium
Zetel: Collegestraat, 18 9470 Denderleeuw
E-mailadres: antoine.vermeulen.av@gmail.com
Telefoon: 0470 059 550
Website www.aikikan.be
1.WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Je persoonsgegevens worden door Aikikan Belgium verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Aikikan Belgium (uitvoering overeenkomst)
- Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
- Om het bekomen van een individuele sportverzekering en clubondersteuning via een erkende en gesubsidieerde sportfederatie (FROS Multisport Vlaanderen vzw) (uitvoering overeenkomst)
- In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten (contractuele grond)
- Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen en stages (contractuele grond)
- Het vastleggen van aikido activiteiten via foto en film voor pr-doeleinden (contractuele grond)
- Het bijhouden van – examenresultaten (gerechtvaardigd belang)
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
- In kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)
- Voor publicitaire doeleinden (ledenblad, clubwebsite, facebookgroep,…)
2.WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?
Voor de eerder opgesomde doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
- Persoonlijke contact gegevens: telefoonnummer, e-mailadres
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
- Gevoelige gegevens i.v.m. dieet, allergieën, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen met maaltijden
3.WIE VERWERKT DE GEGEVENS?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties
- Bestuursleden van de vereniging Aikikan Belgium
- Aikikan Belgium vzw
- FROS Multisport Vlaanderen vzw, de vereniging waarbij wij aangesloten zijn voor de verzekering van onze leden
- De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.
4.VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- Aikikan Belgium (overkoepelende aikido vereniging)
- FROS, de vereniging waarbij wij aangesloten zijn voor de verzekering van onze leden
- Bloso Sport Vlaanderen (in geval van overnachtingen bij stages)
- Aikikai Hombu Dojo – Japan (voor het erkennen van DAN graden)
- Subsidiërende overheid
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
5.BEELDMATERIAAL
Aikikan Belgium neemt af en toe tijdens de aikido lessen of stages beeldmateriaal op (foto en film). Dit beeldmateriaal wordt gebruikt voor de website en de sociale media van onze vereniging; en af en toe voor persberichten in de kranten van de regio. Mocht iemand dat niet wensen, dan dit graag vooraf aan ons melden. Mocht dit achteraf niet wenselijk zijn dan zullen wij zo spoedig mogelijk de betreffende foto direct van de website afhalen.
6.BEWAARTERMIJN
Aikikan Belgium bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.
De camerabeelden en foto’s van de website laten we in principe op de website van de vereniging staan omdat het leuk is om de geschiedenis van de vereniging in beeld vast te houden. Mocht de deelnemer dit niet meer wenselijk vinden, dan kan dat via een email naar de bestuursvoorzitter. Deze zal dan zo spoedig mogelijk de betreffende foto of beeldmateriaal verwijderen.
7.BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens Aikikan Belgium van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
8.JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS
- Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.
- Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken
- Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
- We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken (om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen u adequaat te identificeren).
9.KLACHTEN
- Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
- Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10.WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
Aikikan Belgium kan haar privacy statement steeds wijzigen.
Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website.